Ecomin työkulukirjaukset voidaan viedä Procountoriin vientitiedoston avulla. Vientitiedosto muodostuu csv-tiedostona, jossa on rivityyppi, henkilönumero, palkkalajin koodi, palkkalajin nimi ja rivin lukumäärä. Henkilönumerot ja palkkalajien koodit täytyy vastata Procountorin tietoja ennen vientitiedoston luontia, joten tarkasta niiden oikeudellisuus ensin. Alla ohjeet henkilöiden ja palkkalajien tarkistamiseen sekä askeleet vientitiedoston luomiseen.
Henkilönumerointi
Henkilönumero täytyy vastata Procountorin henkilönumerointia (Procountorissa kenttä on asiakasnumero). Ecomin henkilönumerot voi tarvittaessa muuttaa menemällä Asetukset > Käyttäjät, painamalla rivin lopussa olevaa kynän kuvaa ja muuttamalla numeron henkilötunniste-sarakkeeseen.
Palkkalajit
Valitse työkulukirjausasetuksissa ulkoiseksi palkanlaskenta ohjelmaksi Procountor.
Palkkalajit tulee sen jälkeen yhdistää Procountor-palkkalajeihin. Tämän linkin takaa löytyy ohje palkkalajien lisäämiseen: Työkulukirjausten asetukset.
Palkkalajin lisäämisessä voit valita numeroksi, minkä tahansa ei vielä käytössä olevan numeron. Numero ja nimi ovat käytössä Ecomissa.
Kirjoita tai hae ulkoiseksi palkkalajiksi Procountorin palkkalaji.
Työkulukirjausten vientitiedoston luonti
1. Avaa Työt ja projektit (salkun kuva oikeassa reunassa) > Työkulukirjaukset
2. Valitse suodattimiin haluamasi rajaukset (esim. päivämäärän mukaan)
3. Paina oikeasta yläkulmasta 'Lisätoiminnot'
4. Paina 'Vie työkulukirjauksia'
5. Jos teit aikaisemmin suodatuksia, valitse tässä kohtaa vietäviksi riveiksi kaikki, jotka vastaavat suodattimia. Vaihtoehtoisesti voit valita vain näkyvät rivit, joka valitsee vain ne rivit, jotka ovat työkulukirjaus-ikkunassa tällä hetkellä näkyvillä.
6. Valitse tiedostomuodoksi Procountor
HUOM! Jos palkkalajien yhdistyksiä ei ole tehty asetuksissa, tiedostoa ei pysty lataamaan, vaan Procountor-tiedostomuoto näkyy harmaana. Tee ohjeen aiemmat askeleet ongelman ratkaisemiseksi.
Jos yhdistykset ovat tehty osittain, vain ne palkkalajit, joiden osalta yhdistys ulkoiseen palkkalajiin on tehty, näytetään tiedostolla.
Ohjelma luo alla olevan näköisen csv-tiedoston.
Sarakkeiden selitykset:
A Rivityyppi
B Henkilönumero
C Palkkalajin koodi
D Palkkalajin nimi
E Määrä
Huomioi, että jos haluat tarkastella tiedostoa, se kannattaa avata muistiossa, sillä esimerkiksi Excelissä avaaminen saattaa aiheuttaa ongelmia desimaalinumeroiden näkymisessä oikein.
Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin
Procountorissa:
1. Luo uusi palkkalista
2. Paina "Valitse tiedosto" ja hae luomasi csv-tiedosto
2. Luo laskelmat
Tarkemmat ohjeet löytyvät Procountorin sivuilta: Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin