Ecomin työkulukirjaukset voidaan viedä Procountoriin vientitiedoston avulla. Vientitiedosto muodostuu csv-tiedostona, jossa on rivityyppi, henkilönumero, palkkalajin koodi, palkkalajin nimi ja rivin lukumäärä. Henkilönumerot ja palkkalajien koodit täytyy vastata Procountorin tietoja ennen vientitiedoston luontia, joten tarkasta niiden oikeudellisuus ensin. Alla ohjeet henkilöiden ja palkkalajien tarkistamiseen sekä askeleet vientitiedoston luomiseen.
Henkilönumerointi
Henkilönumero täytyy vastata Procountorin henkilönumerointia (Procountorissa kenttä on asiakasnumero).
Muuta Ecomin henkilönumerot:
1. Mene Asetukset > Käyttäjät
2. Paina riviä
3. Kirjoita numero henkilötunniste-kenttään
Palkkalajit
Kohdista Ecomin palkkalajit Procountorin palkkalajeihin:
1. Valitse työkulukirjausasetuksissa ulkoiseksi palkanlaskentaohjelmaksi Procountor.
2. Lisää palkkalajit, jos niitä ei ole vielä lisätty. Se onnistuu tämän ohjeen mukaan: Työkulukirjausten asetukset.
3. Lisää palkkalajin numero. Voit valita, minkä tahansa ei vielä käytössä olevan numeron. Numero ja nimi ovat käytössä Ecomissa
4. Lisää kategoria, yksikkö ja kulu.
4. Kirjoita tai hae ulkoiseksi palkkalajiksi Procountorin palkkalaji.
5. Paina lisää tuotekytkös
6. Valitse palkkalaji käyttävät henkilöt
7. Paina tallenna
Työkulukirjausten vientitiedoston luonti
1. Avaa navigaatiopalkista Työt ja projektit
2. Avaa Työkulukirjaukset
3. Valitse suodattimiin haluamasi rajaukset (esim. päivämäärän mukaan)
4. Paina lisätoiminnot
5. Paina Vie työkulukirjauksia
6. Jos teit aikaisemmin suodatuksia, valitse vietäviksi riveiksi kaikki, jotka vastaavat suodattimia. Vaihtoehtoisesti voit valita vain näkyvät rivit, joka valitsee vain ne rivit, jotka ovat työkulukirjaus-ikkunassa tällä hetkellä näkyvillä.
7. Valitse tiedostomuodoksi Procountor ja paina vie.
HUOM! Jos palkkalajien yhdistyksiä ei ole tehty asetuksissa, tiedostoa ei pysty lataamaan, vaan Procountor-tiedostomuoto näkyy harmaana. Tee ohjeen aiemmat askeleet ongelman ratkaisemiseksi.
Jos yhdistykset ovat tehty osittain, vain ne palkkalajit, joiden osalta yhdistys ulkoiseen palkkalajiin on tehty, näytetään tiedostolla.
8. Ohjelma luo alla olevan näköisen csv-tiedoston.
Sarakkeiden selitykset:
A Rivityyppi
B Henkilönumero
C Palkkalajin koodi
D Palkkalajin nimi
E Määrä
Huom! Jos halaut tarkistaa tiedoston sisällön, avaa se muistiossa, jotta muotoilu pysyy oikeanlaisena.
Älä siis avaa tiedostoa Exceliin. Excelissä avaaminen muuttaa tiedoston tyyliä ja näin ollen sisäänluku ei tule toimimaan.
Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin
Procountorissa:
1. Luo uusi palkkalista
2. Paina "Valitse tiedosto" ja hae luomasi csv-tiedosto
2. Luo laskelmat
Tarkemmat ohjeet löytyvät Procountorin sivuilta: Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin