Hyväksyntäkierto tulee ottaa erikseen käyttöön asetuksissa. Silloin ostolaskulle voidaan asettaa useita tarkastajia ja hyväksyjiä. Hyväksyntäkiero koskee ostolaskuja ja hyvityslaskuja.
Hyväksyntäkierron käyttöönotto / asetukset
Hyväksymiskierron käyttöönotto tapahtuu asetusten kautta kohdasta Ostolaskuasetukset.
Hyväksyntäkierto otetaan käyttöön muuttamalla kohta Hyväksyntäkierto käytössä aktiiviseksi.
Tämän jälkeen tulee näkyviin hyväksyntäkiertoon liittyviä asetuksia.
Pakollisten asiatarkastajien määrä = kuinka monta pakollista asiatarkastajaa ostolaskulla tulee olla, jotta se voidaan siirtää hyväksyntäkiertoon ja hyväksyä.
Pakollisten hyväksyjien määrä = kuinka monta pakollista hyväksyjää ostolaskulla tulee olla, jotta se voidaan siirtää hyväksyntäkiertoon ja hyväksyä
Sen lisäksi käsittelyasetuksissa on valinnat lisätä liittyvän projektin/työmääräimen työnjohtaja hyväksyjäksi tai asiatarkastajaksi.
Jos valitset jonkun tai useamman näistä vaihtoehdoista, avautuu valinta myös lisätä kyseinen asiatarkastaja/hyväksyjä pakolliseksi.
Työnjohtaja tulee ostolaskulle käsittelijäksi, jos projektin/työmääräimen numero löytyy viitteemme, viitteenne tai merkki-kentästä ja projektilla/työmääräimellä on työnjohtaja, joka on pääkäyttäjä tai normaalikäyttäjä.
Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset, muista painaa tallenna.
HUOM! Jos haluat, että projektin/työmääräimen työnjohtajan lisäksi tulee aina joku muu asiatarkastaja/hyväksyjä, lisää hänet oletuskäsittelijöihin.
Tallennuksen jälkeen tulee hyväksyntäkierron asetusten alle näkyviin myös hyväksyntäkierron oletuskäsittelijät -osio. Uuden käsittelijän voit lisätä painamalla 
.
Käyttäjä = valitse ohjelman pää- tai normaalikäyttäjistä ostolaskun käsittelijä
Pakollinen = Jos käyttäjä on asetettu pakolliseksi, lasku ei siirry eteenpäin ennen kuin kaikki pakolliset hyväksyjät ovat hyväksyneet laskun
Asiatarkastaja / hyväksyjä = valitse kumpaan rooliin käyttäjä tulee ostolaskun hyväksyntäkierrossa
Minimisumma = summa, jonka ylittyessä käyttäjästä tulee automaattisesti käsittelijä. Huomioi myös vähintään tämän suuruiset hyvityslaskut.
Ostolaskun käsittely
Kun ostolaskun hyväksyntäkierto on päällä ja oletuskäsittelijät ovat lisätty, sähköisenä tulevat ostolaskut menevät suoraan hyväksyntäkiertoon. Muissa tapauksissa jokaiselta ostolaskulta määritetään hyväksyjät erikseen ja määrittäjä lähettää ostolaskun manuaalisesti hyväksyntäkiertoon.
Laskun lähettäminen manuaalisesti hyväksymiskiertoon
Ostolaskun lähettäminen manuaalisesti hyväksymiskiertoon voi olla tarpeen, jos luot ostolaskun manuaalisesti tai joudut lisäämään käsittelijöitä ostolaskuun, kun vähimmäisvaatimukset eivät täyty.
Siirry ostolaskun hyväksymisosioon. Sieltä löytyy painike "Siirrä hyväksyntäkiertoon". Jos et näe tätä painiketta, varmista, että hyväksymiskierto on käytössä ja saapuvan laskun tila on keskeneräinen.
Paina "Siirrä hyväksyntäkiertoon" -painiketta.
Ostolaskuun lisätään oletuskäsittelijät, jos niitä on asetettu. Lisäksi liittyvän työmääräimen/projektin työnjohtaja, jos asetuksissa on valittu se ehdoksi. Huom! Jos laskuun on jo lisätty käsittelijät manuaalisesti, samaa käyttäjää ei lisätä kahdesti.
Järjestelmä tarkistaa, onko ostolaskulle asetettu vähimmäismäärä aihetarkastajia ja hyväksyjiä. Jos ei ole, näet virheilmoituksen "Ostolaskua ei voi siirtää hyväksymiskiertoon, koska kaikkia vaadittuja asiatarkastajia tai hyväksyjiä ei ole asetettu". Lisää siinä tapauksessa tarpeellinen määrä asiatarkastajia/ hyväksyjiä.
Jos kaikki vaaditut käsittelijät ovat asetettu, ostolasku siirtyy hyväksyntäkiertoon ja näet ilmoituksen "Saapuva lasku lähetetty hyväksymiskiertoon onnistuneesti". Ostolaskun tilaksi päivittyy Käsittelyssä.
Ostolaskun asiatarkastus / hyväksyntä
Asiatarkastaja tai hyväksyjä voi tehdä hyväksynnän joko ostolaskulistaukselta tai ostolaskulta. Hyväksyntä on näkyvillä vain laskuille, jotka ovat keskeneräisiä.
Kun painat ostolaskulistalla
, avautuu Hyväksy ostolasku -ikkuna. Siihen voit halutessasi kirjoittaa kommentin tai painaa suoraan hyväksy.
Hyväksynnästä tulee merkintä ostolaskun hyväksyntä-osioon sekä tapahtumalokille.
⚠️ Jos pääkäyttäjä hyväksyy ostolaskun, se ohittaa kaikki tarkastajat. Pääkäyttäjä näkee silloin ilmoituksen: Oletko varma, että haluat hyväksyä ostolaskun, jonka hyväksymiskierto on vielä kesken? Jos hyväksyt ostolaskun, hyväksyntäkierto keskeytyy, ostolasku merkitään hyväksytyksi ja se on valmis maksatukseen.
Ostolaskun hylkäys / mitätöinti
Voit hylätä keskeneräisen tai vahvistetun laskun ostolaskulistaukselta painamalla
ja valitsemalla hylkää tai avaamalla ostolaskun, painamalla 
ja valitsemalla hylkää.
Laskun voi palauttaa keskeneräiseksi lisätoimintojen kautta.
Maksukielto
Voit asetaa maksukiellon keskeneräisen tai vahvistetun laskun ostolaskulistaukselta painamalla ja valitsemalla aseta maksukielto tai avaamalla ostolaskun, painamalla ja valitsemalla aseta maksukielto.
⚠️ Maksukiellon asettamisen jälkeen, ostolaskusta tulee tosite ja se saa tositenumeron.
Maksukiellon voi peruuttaa palauttamalla sen keskeneräiseksi tai hyväksymällä laskun. Huomioithan, että keskeneräiseksi palauttaminen aloittaa hyväksyntäkierron alusta.
Ostolaskun tilat
Käsittelijän suodatus
Kun hyväksyntäkierto on otettu käyttöön, ostolaskulistauksella ei enää ole tarkastustilaa, vaan sarake korvautuu käsittelijä-sarakkeella. Sarakkeesta näet, ketkä on asetettu kyseiselle ostolaskulle ksäittelijäksi. Jos pidät hiiren osoitinta nimikirjainten päällä, näet käsittelijä nimen, käsittelijätyypin ja hyväksynnän statuksen.
Voit myös filteröidä käsittelijöitä, valitsemalla haluamasi nimen käsittelijät-suodatinvalikosta.
Tapahtumaloki
Tapahtumalokilta löydät päivitykset, joita ostolaskun tietoihin on tehty. Löydät täältä tarvittaessa:
Kuka on lisännyt käsittelijöitä ja milloin
Kuka on siirtänyt ostolaskun manuaalisesti hyväksyntäkiertoon ja milloin
Kuka on hyväksynyt ostolaskun ja milloin
Virheilmoitukset hyväksyntäkiertoon liittyen
Myös muihin toimintoihin, kuten kirjanpitoon ja maksuihin liittyvät ilmoitukset ja virheet
