Kaikki kokoelmat
Käyttöohjeet
Ostolaskut
Ostolaskujen hyväksyntäkierto
Ostolaskujen hyväksyntäkierto

Ostolaskun hyväksyntäkierron käyttöönotto/asetukset sekä hyväksyntäkierron käyttö ostolaskuilla. #hyväksymiskerto #hyväksyntä #hylkäys

Päivitetty yli viikko sitten

Hyväksyntäkierto tulee ottaa erikseen käyttöön asetuksissa. Silloin ostolaskulle voidaan asettaa useita tarkastajia ja hyväksyjiä.

Hyväksyntäkierron käyttöönotto / asetukset

Hyväksymiskierron käyttöönotto tapahtuu asetusten kautta kohdasta Ostolaskuasetukset.

Hyväksyntäkierto otetaan käyttöön muuttamalla kohta Hyväksyntäkierto käytössä aktiiviseksi.

Tämän jälkeen tulee näkyviin hyväksyntäkiertoon liittyviä asetuksia.

Pakollisten asiatarkastajien määrä = kuinka monta pakollista asiatarkastajaa ostolaskulla tulee olla, jotta se voidaan siirtää hyväksyntäkiertoon ja hyväksyä.

Pakollisten hyväksyjien määrä = kuinka monta pakollista hyväksyjää ostolaskulla tulee olla, jotta se voidaan siirtää hyväksyntäkiertoon ja hyväksyä.

Sen lisäksi käsittelyasetuksissa on valinnat lisätä liittyvän projektin/työmääräimen työnjohtaja hyväksyjäksi tai asiatarkastajaksi. Jos valitset jonkun tai useamman näistä vaihtoehdoista, avautuu valinta myös lisätä kyseinen asiatarkastaja/hyväksyjä pakolliseksi. Työnjohtaja tulee ostolaskulle käsittelijäksi, jos projektin/työmääräimen numero löytyy viitteemme, viitteenne tai merkki-kentästä ja projektilla/työmääräimellä on työnjohtaja, joka on pääkäyttäjä tai normaalikäyttäjä.

Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset, muista paina tallenna.

Tallennuksen jälkeen tulee hyväksyntäkierron asetusten alle näkyviin myös hyväksyntäkierron oletuskäsittelijät -osio. Uuden käsittelijän voit lisätä painamalla . Valitse sen jälkeen käyttäjä sekä onko hän asiatarkistaja vai hyväksyjä, onko hänen hyväksyntänsä pakollinen ja minimisumma, jonka ylittyessä hänestä tulee automaattisesti käsittelijä.

Ostolaskun käsittely

Kun ostolaskun hyväksyntäkierto on päällä ja oletuskäsittelijät ovat lisätty, sähköisenä tulevat ostolaskut menevät suoraan hyväksyntäkiertoon. Muissa tapauksissa jokaiselta ostolaskulta määritetään hyväksyjät erikseen ja määrittäjä lähettää ostolaskun manuaalisesti hyväksyntäkiertoon.

Laskun lähettäminen manuaalisesti hyväksymiskiertoon

Ostolaskun lähettäminen manuaalisesti hyväksymiskiertoon voi olla tarpeen, jos luot ostolaskun manuaalisesti tai joudut lisäämään käsittelijöitä ostolaskuun, kun vähimmäisvaatimukset eivät täyty.

  1. Siirry ostolaskun hyväksymisosioon. Sieltä löytyy painike "Siirrä hyväksyntäkiertoon". Jos et näe tätä painiketta, varmista, että hyväksymiskierto on käytössä ja saapuvan laskun tila on keskeneräinen.

  2. Paina "Siirrä hyväksyntäkiertoon" -painiketta.

  3. Ostolaskuun lisätään oletuskäsittelijät, jos niitä on asetettu. Lisäksi liittyvän työmääräimen/projektin työnjohtaja, jos asetuksissa on valittu se ehdoksi. Huom! Jos laskuun on jo lisätty käsittelijät manuaalisesti, samaa käyttäjää ei lisätä kahdesti.

    1. Järjestelmä tarkistaa, onko ostolaskulle asetettu vähimmäismäärä aihetarkastajia ja hyväksyjiä. Jos ei ole, näet virheilmoituksen "Ostolaskua ei voi siirtää hyväksymiskiertoon, koska kaikkia vaadittuja asiatarkastajia tai hyväksyjiä ei ole asetettu". Lisää siinä tapauksessa tarpeellinen määrä asiatarkastajia/ hyväksyjiä.

  4. Jos kaikki vaaditut käsittelijät ovat asetettu, ostolasku siirtyy hyväksyntäkiertoon ja näet ilmoituksen "Saapuva lasku lähetetty hyväksymiskiertoon onnistuneesti". Ostolaskun tilaksi päivittyy Käsittelyssä.

Ostolaskun asiatarkastus / hyväksyntä

Asiatarkastaja tai hyväksyjä voi tehdä hyväksynnän joko ostolaskulistaukselta tai ostolaskulta. Hyväksyntä on näkyvillä vain laskuille, jotka ovat keskeneräisiä.

Kun painat ostolaskulistalla, avautuu Hyväksy ostolasku -ikkuna. Siihen voit halutessasi kirjoittaa kommentin tai painaa suoraan hyväksy.

Hyväksynnästä tulee merkintä ostolaskun hyväksyntä-osioon sekä tapahtumalokille.

⚠️ Jos pääkäyttäjä hyväksyy ostolaskun, se ohittaa kaikki tarkastajat. Pääkäyttäjä näkee silloin ilmoituksen: Oletko varma, että haluat hyväksyä ostolaskun, jonka hyväksymiskierto on vielä kesken? Jos hyväksyt ostolaskun, hyväksyntäkierto keskeytyy, ostolasku merkitään hyväksytyksi ja se on valmis maksatukseen.

Ostolaskun hylkäys / mitätöinti

Voit hylätä keskeneräisen tai hyväksytyn laskun ostolaskulistaukselta painamalla ja valitsemalla hylkää tai avaamalla ostolaskun, painamalla ja valitsemalla hylkää.

⚠️ Hylkäystä ei voi peruuttaa

Maksukielto

Voit asetaa maksukiellon keskeneräisen tai hyväksytyn laskun ostolaskulistaukselta painamalla ja valitsemalla aseta maksukielto tai avaamalla ostolaskun, painamalla ja valitsemalla aseta maksukielto.

Maksukiellon voi peruuttaa hyväksymällä laskun ja sen jälkeen voit tarvittaessa myös hylätä ostolaskun.

Ostolaskun tilat

Keskeneräinen, käsittelyssä, vahvistettu, hyväksytty, hylätty, maksukielto

Käsittelijän suodatus

Kun hyväksyntäkierto on otettu käyttöön, ostolaskulistauksella ei enää ole tarkastustilaa, vaan sarake korvautuu käsittelijä-sarakkeella. Sarakkeesta näet, ketkä on asetettu kyseiselle ostolaskulle ksäittelijäksi. Jos pidät hiiren osoitinta nimikirjainten päällä, näet käsittelijä nimen, käsittelijätyypin ja hyväksynnän statuksen.

Voit myös filteröidä käsittelijöitä, valitsemalla haluamasi nimen käsittelijät-suodatinvalikosta.

Tapahtumaloki

Tapahtumalokilta löydät päivitykset, joita ostolaskun tietoihin on tehty. Löydät täältä tarvittaessa:

  • Kuka on lisännyt käsittelijöitä ja milloin

  • Kuka on siirtänyt ostolaskun manuaalisesti hyväksyntäkiertoon ja milloin

  • Kuka on hyväksynyt ostolaskun ja milloin

  • Virheilmoitukset hyväksyntäkiertoon liittyen

  • Myös muihin toimintoihin, kuten kirjanpitoon ja maksuihin liittyvät ilmoitukset ja virheet

Vastasiko tämä kysymykseesi?