Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka ostolasku hyväksytään ja kuinka se hylätään tai asetetaan maksukieltoon. Jos sinulla on käytössä hyväksyntäkierto, saat tarkemmat ohjeet täältä: Hyväksyntäkierto
Ostolaskun tilat*:
Tila | Selitys |
Keskeneräinen (ent. tallentamaton) | Uusi lasku, jota ei ole vielä hyväksytty |
Hyväksytty (ent. avoin) | Lasku on hyväksytty, mutta ei vielä maksettu |
Siirretty pankkiin (ent. maksussa) | Hyväksytty lasku on siirretty pankkiin maksettavaksi. |
Maksettu | Maksettu käsin tai pankin kautta |
Ylimaksettu | Maksettu yli ostolaskun loppusumman |
Osittain maksettu | Ostolasku on maksettu osittain |
* Tilat, kun ostolaskun hyväksyntäkierto ei ole käytössä.
Ostolaskun hyväksyntä
Oheisessa kuvassa ostolaskun käsittelyn vaiheet kuviossa. Huomioi, että ostolaskulla oleva "tarkastustila" ei muuta laskun tilaa, vaan se on vain tietokenttä, jota voi tarvittaessa käyttää osana ostolaskujen tarkastus- ja hyväksyntäprosessia.
⚠️ Ostolasku saa hyväksynnän jälkeen tositenumeron. Jos huomaat hyväksynnän jälkeen esimerkiksi riveissä korjattavaa, palauta lasku keskeneräiseksi ja tee tarvittavat muutokset.
Käsittelijä voi tehdä hyväksynnän joko ostolaskulistaukselta tai ostolaskulta. Hyväksyntä on näkyvillä vain laskuille, jotka ovat keskeneräisiä.
Kun painat hyväksyntä-kuvaketta ostolaskulistalla, avautuu Hyväksy ostolasku -ikkuna. Siihen voit halutessasi kirjoittaa kommentin tai painaa suoraan hyväksy.
Hyväksynnästä tulee merkintä ostolaskun tapahtumalokille.
Ostolaskun hylkäys / mitätöinti
Voit hylätä keskeneräisen laskun ostolaskulistaukselta painamalla poikkeus ja valitsemalla hylkää tai avaamalla ostolaskun, painamalla poikkeus ja valitsemalla hylkää.
Hylkäyksen jälkeen ostolaskun voi tarvittaessa poistaa.
Voit palauttaa hylätyn laskun keskeneräiseksi lisätoimintojen kautta painamalla "palauta keskeneräiseksi"
Maksukielto
Voit asetaa maksukiellon keskeneräisen laskun ostolaskulistaukselta painamalla poikkeus-kuvaketta ja valitsemalla aseta maksukielto tai avaamalla ostolaskun, painamalla poikkeus-painiketta ja valitsemalla aseta maksukielto.
⚠️ Maksukiellon asettamisen jälkeen, ostolaskusta tulee tosite ja se saa tositenumeron.
Maksukiellon voi peruuttaa hyväksymällä laskun tai palauttamalla laskun takaisin keskeneräiseksi.
Tarkastustila
Ostolaskulla löytyy myös erikseen tarkastustila, joka ei vaikuta laskun (viralliseen) hyväksyntään. Tilaa voit hyödyntää esimerkiksi kevyemmässä ostolaskukiertoprosessissa, jossa tarkastaja voi ensin muuttaa tarkastustilan ja hyväksyjä voi lopuksi painaa varsinaista hyväksyntänappia.
Jos on tarvetta laajemmalle hyväksyntäprosessille, ohjelmassa on kuitenkin mahdollista myös käyttää hyväksyntäkierto-ominaisuutta, josta löytyy tarkemmin tietoa täältä: Hyväksyntäkierto
Tarkastustilakentän eri vaihtoehdot:
