Ecomin työkulukirjaukset voidaan viedä Mepcoon vientitiedoston avulla. Vientitiedosto muodostuu csv-tiedostona, jossa on rivityyppi, henkilönumero, palkkalajin koodi ja rivin lukumäärä. Henkilönumerot ja palkkalajien koodit täytyy vastata Procountorin tietoja ennen vientitiedoston luontia, joten tarkasta niiden oikeudellisuus ensin. Alla ohjeet henkilöiden ja palkkalajien tarkistamiseen sekä askeleet vientitiedoston luomiseen.
Henkilönumerointi
Henkilönumero täytyy vastata Mepcon henkilönumerointia.
Muuta Ecomin henkilönumerot:
1. Mene Asetukset > Käyttäjät
2. Paina riviä
3. Kirjoita numero henkilötunniste-kenttään
Palkkalajit
Kohdista Ecomin palkkalajit Mepcon palkkalajeihin:
1. Valitse työkulukirjausasetuksissa ulkoiseksi palkanlaskentaohjelmaksi Mepco.
2. Lisää palkkalajit, jos niitä ei ole vielä lisätty. Se onnistuu tämän ohjeen mukaan: Työkulukirjausten asetukset.
3. Lisää palkkalajin numero. Voit valita, minkä tahansa ei vielä käytössä olevan numeron. Numero ja nimi ovat käytössä Ecomissa
4. Lisää kategoria, yksikkö ja kulu.
4. Kirjoita tai hae ulkoiseksi palkkalajiksi Mepco palkkalaji.
5. Paina lisää tuotekytkös
6. Valitse palkkalaji käyttävät henkilöt
7. Paina tallenna
Työkulukirjausten vientitiedoston luonti
1. Avaa navigaatiopalkista Työt ja projektit
2. Avaa Työkulukirjaukset
3. Valitse suodattimiin haluamasi rajaukset (esim. päivämäärän mukaan)
4. Paina lisätoiminnot
5. Paina Vie työkulukirjauksia
6. Jos teit aikaisemmin suodatuksia, valitse vietäviksi riveiksi kaikki, jotka vastaavat suodattimia. Vaihtoehtoisesti voit valita vain näkyvät rivit, joka valitsee vain ne rivit, jotka ovat työkulukirjaus-ikkunassa tällä hetkellä näkyvillä.
7. Valitse tiedostomuodoksi Mepco ja paina vie.
HUOM! Jos palkkalajien yhdistyksiä ei ole tehty asetuksissa, tiedostoa ei pysty lataamaan, vaan Mepco-tiedostomuoto näkyy harmaana. Tee ohjeen aiemmat askeleet ongelman ratkaisemiseksi.
Jos yhdistykset ovat tehty osittain, vain ne palkkalajit, joiden osalta yhdistys ulkoiseen palkkalajiin on tehty, näytetään tiedostolla.
8. Ohjelma luo alla olevan näköisen csv-tiedoston.
Sarakkeiden selitykset:
A Henkilön id
B Kirjauksen suorituspäivä
C Palkkalajin koodi
D Palkkalajin määrä
E Liittyvän proejktin numero
F Liittyvän alaprojektin numero
Huom! Jos halaut tarkistaa tiedoston sisällön, avaa se muistiossa, jotta muotoilu pysyy oikeanlaisena.
Älä siis avaa tiedostoa Exceliin. Excelissä avaaminen muuttaa tiedoston tyyliä ja näin ollen sisäänluku ei tule toimimaan.