Tässä ohjeessa on otetaan käyttöön Aika-ohjelmisto työajan seurantaa ja kulukirjauksia varten.
Yrityksen tiedot ja käyttäjäasetukset
Tarkista ensimmäiseksi yrityksen tiedot ja käyttäjäasetukset. Rekisteröitymisen yhteydessä olet tallentanut yrityksen perustiedot ohjelmaan, mutta voit tarkistaa asetuksista, että yrityksen tiedot ja omat käyttäjäasetuksesi ovat kunnossa.
Käyttäjäasetuksissa voit vaihtaa salasanan tai ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen.
Työntekijöiden lisääminen
Työntekijät lisätään kohdasta Asetukset > Käyttäjät. Klikkaa painiketta "Kutsu käyttäjä" ja täytä henkilön nimi ja sähköpostiosoite, sekä valitse hänen käyttöönsä tuleva tunnustyyppi.
Aika Admin = tämä tunnus on pääkäyttäjälle ja henkilölle, joka hyväksyy toisten työntekijöiden työtunteja.
Aika Worker = tämä tunnus on työntekijälle, joka kirjaa ohjelmassa omaa työaikaansa.
Työntekijä saa sähköpostiinsa linkin, jonka kautta hän pystyy vahvistamaan sähköpostiosoitteensa sekä luomaan salasanan Aika-ohjelmistoon.
Jos palkkatietoja viedään Procountoriin, on henkilötunnisteen oltava sama kuin Procountorissa oleva henkilönumero (henkilörekisterissä myös nimellä Asiakasnumero). Jos henkilönumero ei ole Procountorissa käytössä, voidaan Aika -ohjelman antama juokseva numero päivittää Procountoriin.
Palkkalajien lisääminen ja muokkaaminen
Pääset lisäämään ja muokkaamaan palkkalajeja kohdassa Asetukset > Työkulukirjausasetukset.
Yksittäistä palkkalajia pystyt muokkaamaan palkkalajilistauksessa yksittäisen palkkalajin oikeassa reunassa olevalla kynällä.
Palkkalajeissa tarvittavat tiedot ovat:
palkkalajin numero ja nimi (samat kuin Procountorissa tai muussa yrityksen käyttämässä palkanlaskentaohjelmassa)
kategoria aika tai korvaus sekä näihin sopivat yksiköt h tai kpl
kulu ja sivukulu (vapaaehtoinen, liittyy erityisesti projektin kustannusten seurantaan)
oletus; rasti tässä kentässä vie palkkalajin ohjelman tuntikortti -päivä näkymään (lue lisää tästä)
liitetyt käyttäjät (valitse rastilla henkilöt, joilla kyseinen palkkalaji on käytössä)
Asiakkaat, projektit ja dimensiot
Näiden perusasetusten lisäksi pystyt luomaan ohjelmassa uusia asiakkaita, projekteja ja dimensioita.
Asiakkaat
Voit tuoda asiakastietoja tiedostona Asiakkaat -näkymän Lisätoiminnot kohdasta "Tuo asiakkaita".
Vaihtoehtoisesti voit luoda asiakkaan valinnalla "Uusi asiakas".
Projektit
Työkuluja voi kohdentaa projekteille. Voit lisätä uusia projekteja yrityksesi tarpeen mukaan.
Esimerkkiprojekteja eri kustannusten kokonaisseurantaan:
Lomat
Sairauspoissaolot
Dimensiot
Jos kustannusten seuranta halutaan vielä projektitasoakin tarkemmalle tasolle, on käytettävissä vielä toiminto Dimensiot.
