Tämä ominaisuus on tällä hetkellä validoinnissa rajatulla testaajajoukolla, mistä johtuen ominaisuus ei ole vielä käytössä kaikilla.
Jos teillä ei ole vielä Procountor-integraatiota käytössä, ota ensin muistiotositetasoinen integraatio käyttöön ja voit myöhemmin siirtyä käyttämään tositetasoista.
Tee käyttöönotto Ecomissa sen vaihtoehdon mukaan, onko Ecomissa aikaisemmin ollut Procountor tai muu kirjanpitointegraatio käytössä.
Siirry kohtaan 1, jos ecomissa ei ole ollut kirjanpitointegraatiota käytössä ennen.
Siirry kohtaan 2, jos Ecomissa on ollut aiemmin kirjanpitointegraatio käytössä.
1. Käyttöönotto (Ecomissa ei Procountor-integraatiota ennen)
1. Käyttöönotto (Ecomissa ei Procountor-integraatiota ennen)
Avaa Procountor
Avaa Perustiedot > API-avaimet
Klikkaa uusi api-avain
Valitse Käyttäjä-valikosta käyttäjätunnus, johon haluat integraation liittää.
Ympäristönä näkyy se ympäristö, johon olet integraation API-avainta muodostamassa.
Syötä Asiakasohjelmiston tunniste -kenttään ecom-jetClient
Klikkaa Muodosta-painiketta.
Klikkaa Kopioi API-avain leikepöydälle-painiketta.
Klikkaa OK -painiketta.
4. Mene Asetukset > Procountor
5. Paina 'Yhdistä Procountoriin'
6. Lisää aiemmin luomasi API-avain kenttään ja paina yhdistä procountoriin.
Siirry tämän ohjeen vaiheeseen 3. Käyttäjäasetukset
2. Käyttöönotto (Ecomissa ollut kirjanpito-integraatio ennen)
2. Käyttöönotto (Ecomissa ollut kirjanpito-integraatio ennen)
❗ Aikaisemmat kaudet tulee olla päätettynä ennen kuin otat tositetason integraatiota käyttöön.
1. Irrota nykyinen integraatio
2. Avaa Procountor
3. Avaa Perustiedot > API-avaimet
4. Klikkaa uusi api-avain
a. Valitse Käyttäjä-valikosta käyttäjätunnus, johon haluat integraation liittää.
b. Ympäristönä näkyy se ympäristö, johon olet integraation API-avainta muodostamassa.
c. Syötä Asiakasohjelmiston tunniste -kenttään ecom-jetClient
d. Klikkaa Muodosta-painiketta.
e. Klikkaa Kopioi API-avain leikepöydälle-painiketta.
f. Klikkaa OK -painiketta.
5. Mene Asetukset > Procountor
6. Paina 'Yhdistä Procountoriin'
7. Lisää aiemmin luomasi API-avain kenttään ja paina yhdistä procountoriin.
Siirry tämän ohjeen kohtaan 3. Käyttäjäasetukset.
3. Käyttäjäasetukset Procountorissa
Procountorissa tulee olla tarvittavat käyttäoikeudet, jotta Ecomista voidaan lähettää tietoja Procountoriin. Käyttäjän oikeuksia muutetaan Procountorissa kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
Käyttäjälle voi valita rooliksi kirjanpitäjä ja muokata seuraavan tiedoston keltaiset kohdat Ei käyttöoikeuksia -valintaan, jotta käyttöoikeudet ovat mahdollisimman suppeat:
Vaihtoehtoisesti voit valita muun käyttäjäroolin ja tarkistaa, että käyttöoikeudet vastaavat yllä olevaa tiedostoa.
4. Integraatioasetukset
Valitse käyttöönoton jälkeen integraatioasetuksista siirtotavaksi "tositetaso".
Valitse ostolaskujen tiliöinti -pudotusvalikosta, haluatko, että ostolaskut tiliöidään Ecomissa (=Yrityksessä) vai Procountorissa (=tilitoimistossa).
HUOM! Siirtotavan valinta vaatii tällä hetkellä aktivoinnin asiakaspalvelusta, tee pyyntö chatin kautta. Jos siirtotapa on näkyvissä, ei pyyntöä tarvitse erikseen tehdä, vaan voit jatkaa asetusten laittoa ohjeen mukaisesti.
Yhdistä Ecomin tilikartta Procountorin tilikarttaan.
Ecom tili = Ecomissa näkyvä kirjanpidon tili
ALV-verokanta = Ecomin tilin verokanta
Procountor tili = tili, johon Ecomin tilille tiliöity tieto halutaan viedä Procountorissa
Procountor ALV status = alvin tyyppi Procountorissa. Kaikki käytössä olevat tilit tulee olla merkattu jollakin koodilla. Yleisimmät koodit:
Kotimainen
Ei ALV-käsittelyä
Rakennusalan käänteinen ALV 24%
Myynnit = aktiivinen/epäaktiivinen. Ota täppä pois, jos et halua myyntiin liittyviä tiliöintejä tällä tilille.
Ostot = aktiivinen/epäaktiivinen. Ota täppä pois, jos et halua ostoihin liittyviä tiliöintejä tällä tilille.
Käyttöönotto on nyt valmis.
5. Ostolaskun tiliöinti
Tositetason integraatiossa voi valita tiliöidäänkö ostolaskut A. Procountorissa (tilitoimistossa) vai B. Ecomissa (yrityksessä). Tiliöintitapa on valittu integraation asetuksissa.
A. Tiliöinti Procountorissa
Hyväksy ostolasku
Ostolasku siirtyy riveineen Procountoriin
Procountor luo ostolaskun toimittajatiedon mukaan joko uuden business partnerin tai yhdistää ostolaskun olemassa olevaan
Tiliöinti menee Procountorin sääntöjen mukaisesti
Ostolasku merkkaantuu Procountorissa hyväksytyksi
(Tarkista/tee tiliöinti Procountorissa)
Jos hyväksyntäkierto on käytössä, siirtyy lasku Procountoriin ensimmäisen hyväksynnän yhteydessä.
B. Tiliöinti Ecomissa
Avaa (hyväksytty) ostolasku
Tarkista/tee tiliöinti
Paina Vie Procountoriin -painiketta (ks. kuva)
Ostolasku siirtyy riveineen Procountoriin ja tiliöinti kirjanpidon tositteena
Procountor luo ostolaskun toimittajatiedon mukaan joko uuden business partnerin tai yhdistää ostolaskun olemassa olevaan
Ostolasku merkkaantuu Procountorissa hyväksytyksi
(Jos siirto epäonnistuu, tee korjaukset ja siirrä se uudelleen aiemmin mainitusta tiliöinti-kohdasta)
Toista kaikille ostolaskuille
HUOM! Kauden päättäminen ei vie mitään tietoja Ecomista Procountoriin, oli asetuksena kumpi tahansa.
Suorituksen siirto
Ostolasku merkitään suoritetuksi, kun maksatukseen vietyyn laskuun ei ole tullut virhettä pankista ja eräpäivästä on 3 päivää tai se merkitään käsin suoritetuksi.
Jos maksua muokataan myöhemmin, sitä ei siirretä uudelleen Procountoriin.
6. Myyntilaskun tiliöinti
Lasku viedään Procountoriin, kun se on lähetetty. Tiliöinti perustuu aina Ecomin tiliöintiin.
Lasku merkitään suoritetuksi myös Procountorissa, kun maksu lisätään käsin. Viitesuorituksia ei siirretä Procountoriin, mistä johtuen pankkiyhteys viitesuorituksia varten pitää olla päällä myös Procountorissa.
Epäonnistunut siirto voidaan tehdä uudelleen laskun lisätoimintojen kautta.
7. Siirrettävät tiedot
Ostolaskulta:
Päivämäärä
Tositenumero
Toimittaja ja sen ALV-tunnus
Eräpäivä
Pankkitili
BIC
Riveiltä: tuotenimi, tuoteala & -numero, määrä, hinta, alv, ale%
Ostolaskun kuva (ei muut liitteet)
Maksu
Myyntilaskulta:
Luontipäivä
Laskunumero
Asiakas: nimi, osoite
Eräpäivä
Pankkitili ja BIC (asetuksista)
Riveiltä: tuotenimi, määrä, hinta, alv, ale%
Laskun kuva (ei muut liitteet)
Maksu
HUOM! Dimensiot ja muistiinpanot eivät siirry osto- tai myyntilaskuilta
8. Virhetilanteet
Virheet tulevat näkyville laskun loppuosassa olevalle tapahtumalokille. Tarkista lokin virhekoodi ja tee tarvittavat toimenpiteet. Korjauksen jälkeen voit yrittää siirtoa uudelleen laskulla lisätoimintojen kautta ja ostolaskulla tiliöinti-kohdasta.
Virhe | Toimenpide |
Jonkin rivin tiliä ei ole kohdistettu Procountorin tiliin tai Alv-status on virheellinen Procountorin ulkoisessa tilikartassa Ecomissa | Siirry Asetukset > Procountor ja varmista, että kaikki kyseisen laskun tilit okohdistettu ja alv-status on oikein. |
invoiceRows MAY_NOT_BE_EMPTY | Laskulla ei ole rivejä |
Undefined insufficient access rights to modify the ledger receipt | Käyttäjälle ei ole tarvittavia oikeuksia. Tarkista, että oikeudet ovat kohdan 3 liitteen mukaiset. |
BANK_ACCOUNT_DOES_NOT_BELONG_TO_THIS_COMPANY | Tarkista laskun maksut-kohdasta, että valittu pankkitili on oikein ja se löytyy myös Procountorista. |
Undefined invalid token | API-avain on virheellinen, tarkista, että avain löytyy Procountorista. Tarvittaessa irroita integraatio ja tee se uudelleen tämän ohjeen kohdan 1 mukaisesti. |
Saajaa ei löydy toimittajarekisteristä | Ei vaikutusta Procountoriin |