Procountor-integraation käyttöönotto vaatii toimenpiteitä sekä Procountorissa että Ecomissa. Ohjeessa on ensin Procountorin osuus ja sen jälkeen Ecomin osuus. Lopusta löydät myös ohjeet osto- ja myyntilaskujen tiliöintiin sekä virheilmoitusten tulkitsemiseen.
1. Käyttöönotto ja asetukset Procountorissa
❗️ Jos olet käyttänyt ennen muistiotositetason Procountor-integraatiota ja olet tehnyt API-tunnuksen, voit siirtyä suoraan kohtaan 2.2 Integraatioasetukset
1.1 Procountor API -käyttäjätunnus
Avaa Procountor
Luo API-käyttäjätunnus (tilitoimiston kannattaa käyttää API-käyttäjätunnusta, jotta integraation hallinta on helpompaa yleisen tunnuksen avulla.)
Etunimi: API Ecom
Sukunimi: Yrityksen nimi
Sähköposti: yrityksen sähköpostiosoite
Käyttäjätunnus: API Ecom.yrityksen nimi
Valitse salasanan toimitustapa
Henkilörekisteri: Älä yhdistä käyttäjää henkilörekisteriin
1.2 Käyttäjäasetukset Procountorissa
Procountorissa tulee olla tarvittavat käyttöoikeudet, jotta Ecomista voidaan lähettää tietoja Procountoriin. Käyttäjän oikeuksia muutetaan Procountorissa kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet.
Käyttäjälle voi valita rooliksi kirjanpitäjä ja muokata seuraavan tiedoston keltaiset kohdat Ei käyttöoikeuksia -valintaan, jotta käyttöoikeudet ovat mahdollisimman suppeat:
HUOM! Oikeuksia ei ole pakko poistaa, jos ne ovat laajemmat kuin tiedostossa. Tiedostossa esitetään vain minimivaatimukset
Vaihtoehtoisesti voit valita muun käyttäjäroolin ja tarkistaa, että käyttöoikeudet vastaavat yllä olevaa tiedostoa.
💡 Procountorin käyttöoikeuksista löydät yleisohjeet täältä: Käyttäjät ja käyttöoikeudet
1.3 API-avaimen luonti
Avaa Perustiedot > API-avaimet
Klikkaa uusi api-avain
Valitse Käyttäjä-valikosta käyttäjätunnus, johon haluat integraation liittää.
Ympäristönä näkyy se ympäristö, johon olet integraation API-avainta muodostamassa.
Syötä Asiakasohjelmiston tunniste -kenttään ecom-jetClient
Klikkaa Muodosta-painiketta.
Klikkaa Kopioi API-avain leikepöydälle-painiketta.
Klikkaa OK -painiketta.
2. Käyttöönotto ja asetukset Ecomissa
2.1 API-avaimen lisääminen
Mene Ecomissa Asetukset > Procountor
Paina 'Yhdistä Procountoriin'
Lisää aiemmin luomasi API-avain kenttään ja paina yhdistä procountoriin.
2.2 Integraatioasetukset
❗ Aikaisemmat kaudet tulee olla päätettynä ja Procountorin saldo täsmäytettynä Ecomin saldoon ennen kuin otat tositetason integraatiota käyttöön. Esimerkiksi, jos nyt on kesäkuu, niin toukokuu ja sitä vanhemmat kaudet tulee olla päätettynä myynti- ja ostolaskuista.
Valitse käyttöönoton jälkeen integraatioasetuksista siirtotavaksi "tositetaso".
Valitse ostolaskujen tiliöinti -pudotusvalikosta, haluatko, että ostolaskut tiliöidään Ecomissa (=Yrityksessä) vai Procountorissa (=tilitoimistossa).
Jos valitsit tiliöintitavaksi "tilitoimistossa" ja kuluvan kauden ostolaskuja on hyväksytty, mutta ei vielä viety Procountoriin, Ecom ehdottaa integraatioasetusten tallennuksen jälkeen näiden laskujen viemistä takautuvasti Procountoriin.
❗️Takautuvasti vietävien laskujen maksut eivät siirry Procountoriin. Merkkaa ne käsin maksetuiksi Procountorissa.
2.3 Tilikartan yhdistäminen Procountorin tilikarttaan
Yhdistä Ecomin tilikartta Procountorin tilikarttaan.
❗️ Mikäli olet valinnut ostolaskujen tiliöintitavaksi "Tilitoimistossa" ei tilien yhdistyksiä tarvitse tehdä kuin myyntien osalta. Mikäli käytössä tiliöintitapa "Yrityksessä" tarvitsee kaikki käytössä olevat tilit yhdistää.
Ecom tili = Ecomissa näkyvä kirjanpidon tili
ALV-verokanta = Ecomin tilin verokanta
Procountor tili = tili, johon Ecomin tilille tiliöity tieto halutaan viedä Procountorissa
Procountor ALV status = alvin tyyppi Procountorissa. Kaikki käytössä olevat tilit tulee olla merkattu jollakin koodilla. Yleisimmät koodit:
Kotimainen
Ei ALV-käsittelyä
Rakennusalan käänteinen ALV 24%
Myynnit = aktiivinen/epäaktiivinen. Ota täppä pois, jos et halua myyntiin liittyviä tiliöintejä tällä tilille.
Ostot = aktiivinen/epäaktiivinen. Ota täppä pois, jos et halua ostoihin liittyviä tiliöintejä tällä tilille.
❗️Huomioithan, että oletustilien (Asetukset > Oletustilit) täytyy olla samat kuin ulkoisessa tilikartassa (Asetukset > Procountor). Ks. ohje oletustilien muokkaaminen
Esim. jos käytät Ecom-Procountor tilikartassa myyntisaatavista esim. tiliä 1701 ja samaa myös Procountorissa, kyseinen tili tulee olla myös asetettu myyntisaatavien tiliksi näkymässä Asetukset > Oletustilit.
Käyttöönotto on nyt valmis. 🎉
3. Ostolaskun tiliöinti
Tositetason integraatiossa voi valita tiliöidäänkö ostolaskut Procountorissa (tilitoimistossa) vai Ecomissa (yrityksessä). Molempien tapojen osalta löydät tarkemman kuvauksen tiliöinnistä, siirrosta Procountoriin ja virhetilanteista ohjeesta: 🔗Procountor tositetaso - Ostolaskun käsittely
4. Myyntilaskun tiliöinti
Lasku viedään Procountoriin, kun se on lähetetty. Tiliöinti perustuu aina Ecomin tiliöintiin.
Lasku merkitään suoritetuksi myös Procountorissa, kun maksu lisätään käsin. Viitesuorituksia ei siirretä Procountoriin, mistä johtuen pankkiyhteys viitesuorituksia varten pitää olla päällä myös Procountorissa.
❗️Jos käytössä on ollut muistiotositetasoinen siirto: Tositekohtaiseen integraatioon siirryttäessä Procountorin pankkiyhteyssopimukselle on lisättävä viitesuoritukset, mikäli ne sieltä puuttuvat.
Epäonnistunut siirto voidaan tehdä uudelleen laskun lisätoimintojen kautta.
5. Siirrettävät tiedot
Ostolaskulta:
Päivämäärä
Tositenumero
Toimittaja ja sen ALV-tunnus
Eräpäivä
Pankkitili
BIC
Riveiltä: tuotenimi, tuoteala & -numero, määrä, hinta, alv, ale%
Ostolaskun kuva (ei muut liitteet)
Maksu
Myyntilaskulta:
Luontipäivä
Laskunumero
Asiakas: nimi, osoite
Eräpäivä
Pankkitili ja BIC (asetuksista)
Riveiltä: tuotenimi, määrä, hinta, alv, ale%
Laskun kuva (ei muut liitteet)
Maksu
HUOM! Dimensiot ja muistiinpanot eivät siirry osto- tai myyntilaskuilta
💡 Siirrettävät tiedot toimivat myös Procountorin raporttien kanssa.
6. Virhetilanteet
Tunnistat lasku- ja ostolaskulistaukselta Procountor-siirrossa virheeseen jääneet punaisesta huutomerkistä.
Voit valita myös lasku- tai ostolaskulistauksen yläosasta kohdan "Näytä vain toimenpiteitä vaativat", jolloin näet vain:
Laskut tai ostolaskut, joiden siirto epäonnistui (
).Ostolaskut, joita ei ole vielä siirretty (kun käytössä on ostolaskujen tiliöinti yrityksessä). Nämä ovat listauksessa keltaisella pohjalla olevalla huutomerkillä (
).
Huutomerkit poistuvat, kun lasku on päätetyllä kaudella.
Siirto uudelleen
Jos laskulla tai ostolaskulla tulee virhe, voit ongelman korjauksen jälkeen yrittää siirtoa uudelleen laskulla ja ostolaskulla lisätoimintojen kautta. Katso virhekoodit alta.
Ecom > Ostolasku/Lasku > Lisätoiminnot > Suorita Procountor siirto uudelleen
Virhekoodit
Virheet tulevat näkyville laskun loppuosassa olevalle tapahtumalokille. Tarkista lokin virhekoodi ja tee tarvittavat toimenpiteet.
Virhe | Toimenpide |
Jonkin rivin tiliä ei ole kohdistettu Procountorin tiliin tai Alv-status on virheellinen Procountorin ulkoisessa tilikartassa Ecomissa tai Missing external account or external vat_id undefined | Siirry Asetukset > Procountor ja varmista, että kaikki kyseisen laskun tilit on kohdistettu ja alv-status on oikein. |
invoiceRows MAY_NOT_BE_EMPTY | Laskulla ei ole rivejä |
Undefined insufficient access rights to modify the ledger receipt | Käyttäjälle ei ole tarvittavia oikeuksia. Tarkista, että oikeudet ovat kohdan 3 liitteen mukaiset. |
BANK_ACCOUNT_DOES_NOT_BELONG_TO_THIS_COMPANY | Tarkista laskun maksut-kohdasta, että valittu pankkitili on oikein ja se löytyy myös Procountorista. |
Undefined Unapprovable invoice status | Virhe tarkoittaa, että Ecom ei voi päivittää statusta Procountoriin. Tarkista, onko lasku maksettu Procountorissa. Jos on, kaikki on ok. Laskulistalla näkyvä huutomerkkikavake poistuu kauden päätöksen yhteydessä. |
Undefined invalid token | API-avain on virheellinen, tarkista, että avain löytyy Procountorista. Tarvittaessa irroita integraatio ja tee se uudelleen tämän ohjeen alun mukaisesti. |
Saajaa ei löydy toimittajarekisteristä | Ei vaikutusta Procountoriin |
Date CLOSED_FISCAL_PERIOD | Laskua yritetään viedä suljetulle kaudelle |
Internal Ecom Error | Sisäinen virhe Ecomissa, ole yhteydessä asiakaspalveluun chatin kautta. |
Undefined invalid argument. Electronic invoice address cannot be empty if invoice channel is selected as electronic invoice / Virheellinen tieto. Sähköisen laskun osoite ei voi olla tyhjä, jos laskutustavaksi on valittu sähköinen lasku | Asiakkaan takana ei ole verkkolaskutusosoitetta ja olet valinnut lähetystavaksi sähköisen laskun. Tätä ei kuitenkaan tarvitse muuttaa, jos vaihdat Procountorissa laskujen lähetystavaksi postin. |
Yleinen häiriötilanne Procountorissa (siirto ei onnistu) ja virhe ei ole mikään yllä olevista. Ilmoitamme häiriöistä täällä: Häiriötiedotteet | Jos Procountorissa on häiriötilanne ja olet yrittänyt tehdä siirtoa procountoriin, odota, kunnes häiriötilanne on ohi, niin voit yrittää siirtoa uudelleen laskun tai ostolaskun lisätoimintojen kautta. |